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Come fare una raccomandata

Quando hai necessità di effettuare una raccomandata devi aver presente che ne esistono di differenti tipi. La differenza maggiore è tra le Raccomandate Semplici,  che certificano solo l'avvenuta spedizione da parte del destinatario e le Raccomandate con Ricevuta di Ritorno (Raccomandata A/R) le quali certificano anche l'avvenuta consegna al mittente. Può essere fatta sia presso qualsiasi ufficio postale o eventualmente anche online.

Scegliere di effettuare una raccomandata presso un ufficio postale ha il vantaggio di poter essere assistiti dagli operatori allo sportello durante la stesura della stessa, tuttavia per contro questo tipo di scelta comporta diversi svantaggi, come essere vincolati agli orari degli uffici postali, aspettare in coda per lo sportello e via dicendo.

In alternativa puoi inviare una raccomandata online o tramite App, la differenza più importante è che potrai inviare solo documenti digitali, (come un messaggio scritto direttamente sulla pagina web sul portale online o un PDF).

Perché inviare una Raccomandata?

In una parola: certificazione. Quando invii una raccomandata, a differenza di quando si invia una lettera semplice, viene registrato il giorno in cui è stata inviata, e nel caso di Raccomandate AR anche la consegna viene registrata (tramite una firma del destinatario), queste certificazioni sono fornite direttamente da Poste Italiane ed hanno validità legale.

Se devi, ad esempio, fare una domanda per un concorso, far valere una garanzia, chiedere un rimborso,  'da inviare entro e non oltre' una determinata data, con una raccomandata ti sollevi da eventuali contestazioni dovute a qualche tipo di ritardo durante la spedizione, in quanto potrai dimostrare in ogni momento di aver rispettato le scadenze richieste.

Lo stesso discorso può essere fatto quando vuoi assicurarti che il mittente riceva la comunicazione, con le Raccomandate A/R infatti il postino registra giorno della consegna e la firma del destinatario, che in questo modo non può avanzare scuse del tipo 'non lo sapevo, non ho ricevuto nulla', anche in caso di sua assenza viene lasciato una notifica che comunica la giacenza di una raccomandata presso l'ufficio postale di competenza dove andarla a ritirare.

Quanti tipi di Raccomandata esistono?

Come accennato all'inizio, le Poste Italiane mettono a disposizione (sia ai privati che alle aziende) diverse tipologie di raccomandata, è importante capire che queste hanno differenti caratteristiche e limiti.

  • Raccomandata Semplice - E' la raccomandata più economica, certifica la data di spedizione, consente di controllare lo stato della spedizione e, in caso di mancata consegna, resta disponibile in giacenza per almeno 30 giorni senza costi aggiuntivi.
  • Raccomandata 1 (con o senza prova di consegna) - E' generalmente più veloce rispetto alla spedizione di una lettera semplice, come tutte le raccomandate Poste Italiane certificano la data di partenza e tracciano il percorso di spedizione. Vengono effettuati sempre almeno 2 tentativi di consegna e se nessuno di essi va a buon fine resta in giacenza gratuita per 15 giorni. Se è stata richiesta la prova di consegna (Raccomandata A/R) al mittente verrà spedita una cartolina (datata e firmata) a prova dell'avvenuta consegna al destinatario.
  • Raccomandata in contrassegno - Viene effettuata per ricevere pagamenti, questo tipo di raccomandata viene consegnata solo a fronte del pagamento dell'importo indicato nella raccomandata stessa. Il mittente riceve la somma in questione tramite vaglia postale o accredito su conto corrente.
  • Raccomandata Internazionale - Mentre tutte le raccomandate viste sino ad ora possono essere inviate solo in Italia, questo tipo di raccomandata viene spedita all'estero. Una cosa importante da tenere in conto con le Raccomandate Internazionali delle poste è che la tracciatura della stessa termina al momento in cui varca il confine, inoltre non è disponibile per tutti i paesi del mondo. I costi di questo tipo di spedizione variano molto in base al peso e alle dimensioni della busta che desiderate inviare.
  • Raccomandata da Te - E' simile ad una normale raccomandata, ma a differenza di tutte le altre, invece di doverci recare in posta in questo caso il portalettere passerà a ritirare la raccomandata a domicilio, eventualmente concordando giorno e ora per il ritiro della raccomandata, in modo da venire incontro alle esigenze ed impegni del mittente.

Tempi e costi  delle Raccomandate

Come regola generale le raccomandate hanno tempi di consegna ridotti rispetto alle tempistiche delle buste semplici, mediamente si attestano, salvo imprevisti, su un giorno lavorativo, tranne che per zone d'Italia scarsamente coperte dal servizio o comunque disagevoli, in tali casi i tempi possono allungarsi anche fino a 3 giorni lavorativi.

Per quello che riguarda i costi, com'è intuibile essi variano anche in modo notevole in base al tipo di Raccomandata richiesta, si parte da pochi euro per raccomandate senza ricevuta di ritorno sino a 30 o 50 € per alcune raccomandate internazionali.

Come controllare una Raccomandata?

Tutte le Raccomandate, per definizione, hanno un codice associato ad esse tramite il quale puoi controllare lo stato della spedizione. Puoi farlo in ogni momento sia tramite il servizio online cerca spedizioni apposito per Poste Italiane,  oppure chiamando il numero verde gratuito 803.160 messo a disposizione dalle Poste.

Ci sono delle alternative alle Raccomandate?

Effettivamente si, esistono delle alternative per inviare documenti o quant'altro che offrono garanzie di tracciabilità, tempi ridotti e costi contenuti. Per spedire documenti cartacei ad esempio Spediresubito.com offre un servizio apposito di spedizione buste tramite corriere espresso, con ritiro sia a domicilio che presso uno qualsiasi dei centri convenzionati per il ritiro, sia in Italia che in Unione Europea, con incluse tracciabilità e consegna a domicilio con firma del destinatario come prova di consegna.

E' anche possibile, da qualche anno, inviare documenti in formato digitale tramite PEC (Posta Elettronica Certificata),questo tipo di email hanno ottenuto validità legale alla stregua di una raccomandata classica, anche se per utilizzarle correttamente è necessario che sia il mittente che il destinatario siano dotati di PEC valide.