Quando si deve spedire una raccomandata è bene avere presente che ne esistono di varie tipologie, con tempi di consegna e garanzie in merito alla consegna differenti tra loro.
L’invio di una raccomandata, specie se non è un’operazione quotidiana, può confondere i mittenti, pertanto è opportuno fare chiarezza su come interpretare le possibili opzioni presenti.
Le raccomandate per eccellenza sono cartacee, spedibili tramite gli uffici postali, con tutti gli annessi e connessi del caso: assistenza da parte degli operatori dello sportello per la parte pratica legata all’invio, ma rischio di imbattersi in code presso gli uffici, ed essere vincolati agli orari deli stessi.
L’alternativa è quella delle raccomandate online, dove però è possibile trasmettere solo documenti e file in formato digitale. Anche in questo caso i servizi di tracking e ricevuto di ritorno sono disponibili.
Perché inviare una Raccomandata?
In una parola: certificazione. Quando invii una raccomandata, a differenza di quando si invia una lettera semplice, viene registrato il giorno in cui è stata inviata, e nel caso di Raccomandate AR anche la consegna viene registrata (tramite una firma del destinatario), queste certificazioni sono fornite direttamente da Poste Italiane ed hanno validità legale.
Se devi, ad esempio, fare una domanda per un concorso, far valere una garanzia, chiedere un rimborso, 'da inviare entro e non oltre' una determinata data, con una raccomandata ti sollevi da eventuali contestazioni dovute a qualche tipo di ritardo durante la spedizione, in quanto potrai dimostrare in ogni momento di aver rispettato le scadenze richieste.
Lo stesso discorso può essere fatto quando vuoi assicurarti che il mittente riceva la comunicazione, con le Raccomandate A/R infatti il postino registra giorno della consegna e la firma del destinatario, che in questo modo non può avanzare scuse del tipo 'non lo sapevo, non ho ricevuto nulla', anche in caso di sua assenza viene lasciato una notifica che comunica la giacenza di una raccomandata presso l'ufficio postale di competenza dove andarla a ritirare.
Quanti tipi di Raccomandata esistono?
Le Poste Italiane mettono a disposizione (sia ai privati che alle aziende) diverse tipologie di raccomandate, che variano tra loro per tempi di consegna, garanzie concesse al mittente e costi.
- Raccomandata Semplice - È la raccomandata più economica, certifica la data di spedizione, consente di controllare lo stato della spedizione e, in caso di mancata consegna, resta disponibile in giacenza per almeno 30 giorni senza costi aggiuntivi. I tempi di consegna sono di 4 giorni lavorativi, dal giorno di spedizione.
- Raccomandata con Ricevuta di Ritorno (Raccomandata A/R) - è un servizio aggiuntivo che può essere richiesto da parte del mittente per ottenere prova cartacea dell’avvenuta consegna al destinatario. In tal caso chi spedisce la Raccomandata riceverà una cartolina a garanzia controfirmata dal destinatario.
- Raccomandata 1(con o senza prova di consegna) - I tempi di consegna di questa Raccomandata sono nettamente più rapidi. Poste Italiane garantisce la consegna entro il giorno successivo rispetto a quello di accettazione.
Inoltre, verranno effettuati sempre almeno 2 tentativi di consegna in caso di mancato recapito, e se nessuno di essi va a buon fine, la lettera resta in giacenza gratuita per 15 giorni.
- Raccomandata in contrassegno - Viene effettuata per ricevere pagamenti, questo tipo di raccomandata viene consegnata solo a fronte del pagamento dell'importo indicato sul modulo di accettazione. Il mittente riceve la somma tramite vaglia postale o accredito su conto corrente postale.
- Raccomandata Internazionale - questo tipo di raccomandata viene spedita all'estero. Le Raccomandate Internazionali, spedite tramite Poste Italiane offrono meno garanzie in merito alla loro tracciabilità dal momento in cui varca il confine nazione, inoltre non sono disponibili per tutti i paesi del mondo. I costi di questo tipo di spedizione variano molto in base al peso e alle dimensioni della busta inviata
- Raccomandata da Te - E' simile ad una normale raccomandata, ma a differenza di tutte le altre, il postino passerà a ritirare la raccomandata a domicilio o presso il luogo di lavoro, eventualmente concordando giorno e ora per il ritiro, in modo da venire incontro alle esigenze ed impegni del mittente, il quale non dovrà recarsi fisicamente all’Ufficio Postale.
Una garanzia raccomandabile
In una parola: certificazione. Quando si invia una raccomandata, a differenza di quando si invia una lettera semplice, viene registrato il giorno in cui è stata inviata, e nel caso di Raccomandate A/R anche la consegna verrà confermata (tramite una firma del destinatario su apposita cartolina), questi atti vengono registrarti direttamente da Poste Italiane ed hanno validità legale.
Se si deve, fare una domanda per un concorso, chiedere un rimborso, o avere la certezza del recapito di una comunicazione; se ci si ritrova con l’esigenza di compiere una consegna “entro e non oltre” una determinata data, con una raccomandata ci si può sollevare da eventuali contestazioni dovute a qualsiasi tipo di ritardo o fattore esterno durante la spedizione. Grazie alla ricevuta si potrà dimostrare di aver rispettato le scadenze richieste.
Lo stesso discorso può essere fatto quando ci si vuole assicurare che il mittente riceva la comunicazione, con le Raccomandate A/R infatti il postino registra il giorno della consegna e la firma del destinatario, che in questo modo non potrà avanzare scuse pretestuose del tipo “non lo sapevo, non ho ricevuto nulla”. Inoltre, anche nel caso il destinatario dovesse essere assente, verrà lasciata una notifica a comunicare la giacenza di una raccomandata presso l'ufficio postale di competenza dove dovrà andarla a ritirare.
Tempi e costi delle Raccomandate
Come regola generale le raccomandate hanno tempi di consegna ridotti rispetto alle tempistiche delle buste semplici, mediamente si attestano, salvo imprevisti, su un giorno lavorativo (Raccomandata 1), tranne che per zone d'Italia scarsamente coperte dal servizi, in tali casi i tempi possono arrivare fino a 4 giorni lavorativi (Raccomandate Semplici).
Per quello che riguarda i costi variano in base al tipo di Raccomandata richiesta, si parte da 5€ euro per Raccomandate Semplici senza ricevuta di ritorno, ci si aggira sui 10€-15€ per la Raccomandata 1 (con o senza ricevuta) e si sale sino a 30€ o 50€ per le raccomandate internazionali.
Come controllare lo stato di una Raccomandata?
A ciascuna raccomandata viene associato un codice, tramite il quale è possibile controllare lo stato della spedizione. Si tratta di un servizio comodamente consultabile online cerca spedizioni di Poste Italiane, oppure chiamando il numero verde gratuito 803.160 messo a disposizione dalle Poste. La rintracciabilità delle raccomandate è un’ulteriore garanzia a tutela del mittente.
Ci sono delle alternative alle Raccomandate?
Esistono delle alternative per l’invio di documenti che offrono garanzie di tracciabilità, tempi ridotti e costi contenuti. Per spedire documenti cartacei ad esempio Spediresubito.com offre un servizio apposito di spedizione buste tramite corriere espresso, con ritiro sia a domicilio che presso uno qualsiasi dei centri convenzionati per il ritiro, sia in Italia che in Unione Europea, con incluse tracciabilità e consegna a domicilio con firma del destinatario come prova di consegna.
E' anche possibile inviare documenti in formato digitale tramite PEC (Posta Elettronica Certificata), questo tipo di email hanno ottenuto validità legale alla stregua di una raccomandata classica, anche se per utilizzarle correttamente è necessario che sia il mittente che il destinatario siano dotati di PEC valide.
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